Saber realizar a gestão de crédito e de cobrança é crucial para a sustentabilidade financeira de uma empresa e com os escritórios de advocacia não seria diferente. Na realidade, neste contexto gerencial, em que o foco é a produtividade jurídica, saber gerir esses valores é absolutamente fundamental para garantir que o escritório receba adequadamente a remuneração pelos serviços prestados.
Mas o que é exatamente a gestão de crédito e de cobrança?
Em termos simples, a gestão de crédito se refere a todo o processo de avaliação e concessão do crédito aos clientes do escritório. Já a gestão da cobrança tem a ver com o retorno eficiente dos pagamentos que são devidos pelos serviços prestados.
No contexto da advocacia, esses processos envolvem, basicamente, a definição da política de crédito do escritório, da análise da solvência dos clientes, dos termos de pagamento e, é claro, envolve também o estabelecimento de uma comunicação efetiva e estruturada aplicada à prática da cobrança.
Ou seja, a grosso modo, a gestão de crédito e de cobrança é sobre o que, como e quando o escritório irá receber. Simples, não? Mas na prática… é preciso estabelecer com muita clareza todos os procedimentos que nortearão este itinerário administrativo, a fim de evitar desgastes e até mesmo prejuízos.
Confira agora o passo a passo para realizar uma adequada gestão de crédito e de cobrança
1. Avaliação de crédito dos clientes
Sem dúvida, o primeiro passo da gestão de crédito e de cobrança é avaliar a capacidade financeira do cliente. É claro que, em muitos casos, os escritórios de advocacia adotam a prática de cobrar os valores antes de dar entrada nas ações ou mesmo em cima do êxito, após o trânsito em julgado.
Mas há casos que demandam uma relação recorrente entre o escritório e o cliente. Nestas situações, é comum estabelecer acordos de pagamento diferenciados, o que exige a aplicação deste protocolo de gestão.
Nesse sentido, o primeiro passo é analisar o histórico de crédito do cliente, bem como as informações financeiras que determinam seu status de solvência. Assim, o escritório fica minimamente resguardado.
2. Termos de pagamento
Depois de conhecer a real capacidade de solvência do cliente, é hora de, com base nisso, definir claramente os termos de pagamento para os serviços realizados. Isso inclui, basicamente, a indicação dos prazos, condições, métodos de pagamento aceitáveis, e tudo mais que garanta a ambas as partes clareza de suas expectativas.
3. Acompanhamento dentro dos prazos estabelecidos no termo
Depois de acordar, com clareza redundante, todos os prazos, condições e métodos de pagamento, é hora de o escritório acompanhar o cumprimento desse termo. Para isso, um dos métodos mais recomendados é emitir faturas detalhadas, descrevendo precisamente todos os serviços prestados.
Assim, além de ficar mais fácil de acompanhar objetivamente os pagamentos, evita-se eventuais disputas acerca do faturamento, o que facilita o processo de cobrança. É importante pontuar também que este acompanhamento pode envolver o envio de lembretes de pagamento antes do prazo, a fim de evitar atrasos.
Mas atente: estas comunicações precisam ser pensadas de forma estratégica e precisamente estruturada no sentido de não gerar desconfortos desnecessários ao seu cliente.
4. Execução de políticas de cobrança
Caso o cliente chegue ao ponto de não cumprir com o termo de pagamento é hora de o escritório implementar sua política de cobrança. Para isso, é preciso estruturar bem os procedimentos que serão adotados nesta fase da gestão de crédito e de cobrança, a fim de facilitar o desentrave financeiro.
Esta política de cobrança pode incluir, inclusive, novos lembretes de pagamento, aplicação de taxas de atraso, e tudo mais que seja eficaz em relação ao recebimento dos valores devidos, sem, é claro, expor o cliente a situações vexatórias ou desnecessárias.
5. Negociação
Esta é a fase em que está claro que o cliente passa por sérias dificuldades financeiras que o impossibilitaram de honrar com os prazos dos termos de pagamento. Neste momento, é preciso elaborar acordos de pagamento exequíveis, a fim de que o cliente consiga, de fato, cumprir.
Para isso, os escritórios podem pensar em pagamentos alternativos, estabelecendo acordos, permitindo descontos, estendendo os prazos, e tudo mais viabilize o pagamento, mas que não comprometa a saúde financeira do escritório de advocacia.
Conclusão
Como vimos, a gestão de crédito e de cobrança, no contexto gerencial de um escritório de advocacia, também faz parte do processo completo e complexo da gestão financeira. Afinal, o gerenciamento do crédito e da cobrança impacta diretamente na saúde financeira do escritório, seja positiva ou negativamente.
Por isso, é crucial realizar adequadamente essa gestão visando não só à estabilidade, mas também ao crescimento do escritório de advocacia, o que, como também já vimos, envolve muito mais que apenas criar recursos; é preciso saber geri-los.
