É muito comum que, nos escritórios de Advocacia, se priorize a gestão da atividade jurídica, em detrimento da gestão financeira. Isso ocorre por diversas razões, mas, principalmente, pela falta de conhecimento do advogado-gestor acerca da aplicabilidade dos instrumentos de controle financeiro na realidade específica do escritório.
Trata-se de uma dificuldade legítima, afinal, não se ensina gestão financeira na faculdade. Mas, apesar de legítima, ela não deve ser suportada, tendo em vista os efeitos reflexos da falta de controle financeiro na própria atividade jurídica.
Pensando nisso, a Computar selecionou 5 sinais de que o seu escritório de Advocacia está precisando de um sistema de gestão financeira. Confira!
1. Falta de clareza entre contas pessoais e contas do escritório
A confusão entre contas pessoais e contas empresariais é um problema comum aos negócios em geral, apesar da contundente contraindicação pelas regras básicas do empreendedorismo. Nos escritórios de Advocacia, este problema é muito recorrente, dada a dificuldade peculiar de separar a figura do advogado da figura do escritório.
Tecnicamente chamada de confusão patrimonial, essa “mistura” acontece de algumas formas, como, por exemplo: pagamento de contas pessoais do advogado pelo escritório; pagamento de contas do escritório (como água, luz, funcionários) pelo advogado; pagamentos recebidos em conta pessoal e não transferidos à conta empresarial, etc.
Misturar essas contas implica o perigoso desconhecimento, por parte do advogado-gestor, acerca da situação financeira do escritório. Isso porque, se não houver uma separação clara desses valores, será impossível medir o seu faturamento real, o que o impossibilita de crescer e inviabiliza a sua manutenção.
Além disso, a confusão patrimonial prejudica também as contas pessoais do advogado, tendo em vista que, nessas condições, diante de qualquer “buraco” nas contas do escritório, o advogado terá de suportá-lo, tornando o escritório não a forma e o conteúdo de um negócio, mas um encargo. Para evitar isso, conte com a ajuda de um sistema de gestão financeira, que irá separar adequadamente esses valores.
2. Controle financeiro demorado e impreciso
Se em seu escritório de Advocacia, você chama de controle financeiro as meras anotações de entradas e saídas em cadernos ou planilhas, saiba que isso é um sinal de que você precisa de um sistema de gestão financeira. Isso porque, quando feito dessa forma, o lançamento desses dados se torna bastante suscetível à imprecisão, dadas a rápida desatualização e a impossibilidade de dar conta de outros elementos do controle financeiro, como o fluxo de caixa e o capital de giro.
Por isso, o uso de um sistema de gestão financeira é tão indicado àqueles que querem padronizar e otimizar seus processos de controle financeiro. Afinal, ter acesso direto às contas do escritório por meio de um programa de computador possibilita que o advogado-gestor possa estar sempre por dentro da situação real do escritório, facilitando o processo de tomada de decisão e viabilizando a antecipação a investimentos e reservas.
3. Falta de conhecimento acerca do faturamento do escritório
O desconhecimento acerca do faturamento do escritório denuncia também a confusão patrimonial, sendo uma de suas principais consequências. Entretanto, separar as contas e calcular entradas e saídas não são medidas suficientes para apurar o faturamento real do escritório. Isso porque há outros indicadores financeiros, como o fluxo de caixa e o capital de giro, cujos cálculos são facilitados por sistemas de gestão financeira, tanto no acesso, quanto no entendimento.
Assim, se você não tem clareza acerca de quanto, por exemplo, seu escritório demanda, por mês, para se manter (saídas); de quanto seu escritório recebe por mês (entradas); de quanto seu escritório precisa guardar, a título de reserva contingencial (capital de giro); ou de quanto entra e sai do seu escritório mês a mês (fluxo de caixa), você não faz ideia do faturamento do seu escritório.
E isso prejudica não apenas as contas empresariais, mas também as contas pessoais do advogado-gestor, na medida em que o seu pró-labore pode variar de acordo com as condições financeiras do escritório.
4. Ausência de previsão mínima das contas a receber e de fixação prévia de contas a pagar
Se você não consegue prever minimamente as contas a receber nem fixar previamente as contas a pagar isso é também um sinal de que o seu escritório está precisando de um sistema de gestão financeira. Sabe-se que, na Advocacia, nem sempre é possível prever quanto irá se receber a cada mês. Afinal, trata-se de uma profissão caracterizada pela imprevisibilidade, tanto de entradas, quanto de demandas.
Apesar disso, conhecendo as atividades correntes do escritório, é possível prever minimamente, valores a título de “contas a receber” ou, simplesmente, “entradas”. Já com as saídas, ou “contas a pagar”, a precisão dos valores é mais aproximada da realidade, pois a maior parte das despesas de um escritório de Advocacia são relativamente fixas, como contas de energia, água, internet, colaboradores e aluguel, se for o caso. Por isso mesmo, precisam ser previamente indicadas e apuradas mês a mês, sendo consideradas no balanço mensal.
Para fazer as indicações desses valores da forma mais precisa possível, é preciso ter organização. E organização demanda um tempo de que advogados costumam não dispor. Por isso, a forma mais prática de resolver o problema da falta de precisão dos valores de entradas e saídas é utilizando um sistema de gestão financeira com essas funcionalidades.
5. Inexistência de capital de giro
O capital de giro, basicamente, é o montante necessário à manutenção do escritório por um determinado período. Esse cálculo leva em consideração um cenário em que há falta de recursos, mas as despesas seguem correndo. Por isso, o escritório de Advocacia que não tem um capital de giro, não tem, em verdade, reservas, estando ainda mais suscetível às imprevisibilidades.
Foi por falta desse capital de giro, inclusive, que muitos escritórios de Advocacia, assim como muitas empresas de outros ramos, entregaram as chaves durante a Pandemia. Portanto, antecipação em face de imprevisibilidades faz parte de qualquer gestão empresarial, de forma que ter um capital de giro é indispensável ao sucesso de qualquer organização.
A utilização de um sistema de gestão financeira, nesse contexto, é recomendada por oferecer, dentre as suas funcionalidades, a visualização holística das despesas do escritório, o que permite a projeção dos valores necessários para compor o capital de giro.
Conclusão
Os problemas financeiros, nos escritórios de Advocacia, costumam estar intimamente ligados à dificuldade do advogado-gestor de se organizar e de estudar, a fim de adquirir o domínio de ferramentas de gestão financeira. Essas dificuldades podem ser superadas de forma prática e objetiva a partir da utilização de um sistema de gestão financeira apto a se adequar à realidade específica de cada escritório. Por isso, se você, enquanto advogado-gestor, identificou, no seu escritório, algum dos problemas listados acima, e não tem tempo, ou mesmo disposição, para se aprofundar no conhecimento acerca da aplicação desses instrumentos, procure este serviço, a fim de resguardar o seu escritório dos problemas da falta de controle financeiro.
