Produzir relatórios gerenciais eficazes é essencial para o sucesso de uma organização. Isso porque esses relatórios fornecem informações assertivas que auxiliam os gestores na tomada de decisões estratégicas e no acompanhamento do desempenho dos negócios.
No entanto, muitas vezes, a elaboração desses relatórios pode ser um grande desafio para o advogado-gestor, dada sua complexidade. Pensando nisso, nós da Equipe Computar, neste guia, elaboramos um passo a passo, no qual exploraremos os principais elementos e as melhores práticas para a produção de relatórios gerenciais de qualidade.
Assim, se você deseja criar relatórios gerenciais úteis e impactantes para a gestão do seu escritório, então confira as nossas dicas de hoje!
Passo a passo básico para a produção de relatórios gerencias assertivos para sua administração
1. Defina os objetivos do relatório
O primeiro passo para construir relatórios gerenciais assertivos é, sem qualquer dúvida, identificar e definir claramente quais são os objetivos dele. É possível considerar finalidades como avaliar a saúde financeira do escritório, monitorar a conduta dos advogados, acompanhar o progresso dos casos ou analisar o desempenho do marketing jurídico. Esses objetivos definirão o foco e o escopo do relatório e, por isso, são fundamentais para sua assertividade.
2. Determine as métricas-chave
Depois de definir o que você pretende enxergar por meio do relatório, é preciso identificar as métricas que ajudarão a medir e avaliar os aspectos relacionados aos objetivos definidos. Por exemplo, para analisar a saúde financeira, você pode incluir receita total, despesas, lucro por cliente ou taxa de retenção de clientes. Já para avaliar o desempenho dos advogados, você pode medir o número de casos do escritório, o número de casos nos quais cada um atua e comparar o desempenho dos colaboradores em cada um dos processos e nas respectivas áreas de atuação.
Isso é importante, inclusive, para identificar eventuais gaps de conhecimento dentro do seu escritório de advocacia, já que, tendo como referencial a área de atuação, é possível medir o desempenho específico da sua equipe. É também com base na análise desses dados, inclusive, que se alinha as estratégias de recrutamento e seleção de pessoal àquilo que seu escritório necessita.
3. Coleta de dados
Depois de identificar e definir os objetivos do seu relatório gerencial e de determinar seu referencial de medição, é hora de reunir os dados necessários para cada métrica identificada. Para isso, pode-se envolver a garantia de informações do software de gestão financeira, sistemas de controle de tempo, registros de casos e outros sistemas internos.
4. Organize e analise os dados
O passo seguinte à coleta é a organização dos dados, o que deve ser feito de maneira clara e compreensível. Para isso, é viável se utilizar tabelas, gráficos e outros elementos visuais para facilitar a compreensão dos números e das análises e comparativos a fim de identificar tendências, padrões e insights relevantes para a sua gestão.
5. Interpretação e contextualização
Outra dica muito relevante acerca da produção de relatórios gerenciais é a compreensão de que os dados colhidos não são descolados da realidade. Isso significa que devem ser interpretados de acordo com o contexto em que foram coletados. Por isso, interprete os dados e forneça uma análise detalhada, contextualizando as informações, destacando os pontos fortes, desafios e oportunidades que os dados indicam. Para isso, certifique-se de fornecer uma visão equilibrada e objetiva.
6. Acompanhamento e revisão
Por fim, é preciso monitorar o impacto do relatório gerencial sobre a sua gestão, pelo que é preciso revisá-lo regularmente, avaliando a eficácia das métricas escolhidas, a utilidade das análises realizadas e a forma como o relatório é utilizado pelos gestores. Com isso, é possível fazer ajustes necessários para melhorar ainda mais a qualidade do seu conteúdo.
Conclusão
Seguir este passo a passo pode ajudar a gestão do seu escritório de advocacia a produzir relatórios gerenciais cada vez mais assertivos, o que é imprescindível ao processo de tomada de decisão, já que é também nessa documentação que ele se apoia.
Por isso, a fim de melhorar o desempenho do seu escritório nos setores que a sua gestão deseja, procure precisar assertivamente seus relatórios gerenciais.
