O processo de implantação de um sistema de gestão financeira não costuma ser simples. Em relação ao software da Computar, por exemplo, esse processo é composto por três etapas: a pré-implantação, o treinamento e o “go live”, que é o funcionamento propriamente dito.
Passar por essas etapas é o que vai adequando o sistema à realidade gerencial de cada escritório. Mas, para viabilizar de fato essa adequação, é necessário evitar alguns equívocos que podem comprometer a efetividade do sistema.
Neste artigo, você conhecerá os principais erros cometidos em uma implantação e saberá como evitá-los, a fim de garantir que o nosso sistema promova, efetivamente, o impacto a que ele se propõe. Confira!
5 principais erros cometidos em uma implantação
1. Não realizar um levantamento inicial
O levantamento inicial é um mapeamento que ocorre na primeira etapa de implantação do nosso software de gestão financeira. Por meio dele é que se conhece, de fato, a realidade gerencial de cada escritório, o que envolve, por exemplo, saber qual a configuração de impostos, com que prazos de pagamento opera, etc.
Por isso, o levantamento inicial é a sub-etapa mais importante da pré-implantação, pois é com base nesse levantamento que as funcionalidades do sistema serão ajustadas às necessidades do escritório.
Logo, não o realizar pode implicar, para o escritório, a subutilização do software, dada a generalidade que caracteriza os sistemas que atuam com base no que deve ser, e não naquilo que efetivamente é.
2. Não realizar a validação do que foi contratado
Ainda na etapa de pré-implantação, aqui na Computar, ocorre a sub-etapa de validação em relação ao que foi contratado. Isso significa, basicamente, comparar as necessidades reais do escritório – apuradas no levantamento inicial – com as funcionalidades que o cliente, de fato, contratou.
Assim, visa-se a garantir que o plano contratado atenda efetivamente às demandas gerenciais do escritório. Por isso, não realizar essa validação é um erro, pois pode comprometer as etapas restantes do processo de implantação.
Afinal, é possível descobrir, numa fase mais avançada do projeto de implantação, que o que as funcionalidades contratadas não comportam aquilo de que o escritório realmente precisa. E isso, é claro, pode implicar revisões contratuais que retardam e oneram esse processo.
3. Não participar ativamente do processo de implantação, deixando na mão da empresa
Na fase de treinamento é que o projeto de implantação vai tomando forma concreta. Isso porque a cada treinamento, o sistema vai sendo efetivamente implantado. Para que isso ocorra como tem de ocorrer, entretanto, é necessária a participação ativa dos contratantes, já que serão eles os usuários cotidianos das funcionalidades que o sistema oferece.
Algumas empresas, no entanto, cometem o erro de relegar aos provedores do software o protagonismo na fase de treinamento, o que retira do sistema sua própria finalidade, já que não serão os provedores que irão necessitar das funcionalidades do sistema no dia a dia de sua realidade gerencial, e sim a empresa.
Por isso, de nada adianta contratar um sistema de gestão financeira, e não participar ativamente do seu processo de implantação, pois são os seus usuários diretos que precisam dominar as ferramentas que o software pode oferecer.
4. Omitir informação
Não ser transparente, sobretudo durante a fase de pré-implantação, é um erro que pode comprometer todo o projeto. E pior que isso: é um erro que pode comprometer todo o projeto numa fase mais avançada dele, isto é, em um momento no qual a validação já foi realizada. Por isso, é sempre fundamental, neste processo, dizer tudo, inclusive o óbvio.
Afinal, o provedor do software não tem como adivinhar ou supor suas necessidades gerenciais. É necessário listá-las e falar sobre elas abertamente, sem meio-termo, sem qualquer omissão, seja ela deliberada ou acidental.
5. Não definir um usuário-chave (coordenador)
Durante a fase de treinamento, com a equipe da Computar, a comunicação com a empresa contratante costuma ser intermediada por um representante dela, que é uma espécie de coordenador do projeto. Este é fundamental para garantir a eficácia do treinamento, pois é ele o referencial de comunicação e conhecimento que tanto a Computar tem quanto os demais usuários terão.
Por isso, é fundamental que haja uma definição por parte da empresa, antes da fase de treinamento, em relação a um coordenador. Afinal, serão concentradas nele todas as comunicações referentes ao desenvolvimento da implantação.
Conclusão
Se você refletir um pouco, irá perceber que os principais erros cometidos na fase de implantação estão relacionados à pressa, o que implica, quase sempre, imprecisão. Portanto, uma vez feita a escolha pela contratação de um software de gestão financeira, é fundamental que haja disposição para saber usufruir de tudo o que ele oferece. E essa disposição passa, evidentemente, pela disponibilidade da empresa e por sua dedicação, dois atributos indispensáveis ao êxito do projeto de implantação.
