Ter um sistema de controle financeiro robusto é bom — mantê-lo atualizado com dados corretos é ainda melhor. Um software/sistema de gestão financeira apenas entrega valor quando a informação inserida nele é precisa, completa e frequente. Na advocacia, onde cada lançamento, custo ou recebimento pode impactar a saúde financeira do escritório, alimentar bem esse sistema faz toda a diferença.
O que significa “alimentar corretamente” o sistema financeiro
Alimentar corretamente significa mais do que lançar valores. Inclui registrar todas as receitas e despesas com documentação, categorizar despesas (fixas, variáveis, custas, honorários etc.), atribuir centros de custo ou cliente/processo quando aplicável, e garantir que os lançamentos sejam feitos assim que possível — idealmente em tempo real ou com atrasos mínimos.
Consequências de não manter os dados atualizados
- Erros de previsão: sem dados recentes, projeções de fluxo de caixa ficam imprecisas, o que pode levar a surpresas de caixa negativo ou pagamentos atrasados.
- Falhas na tomada de decisão: decisões de investimento, contratação ou corte de custos ficam baseadas em informações desatualizadas ou incompletas, aumentando riscos operacionais.
- Perda de credibilidade com o cliente: quando custos processuais adiantados, honorários ou despesas reembolsáveis estão mal registrados, pode haver dificuldades ou desentendimentos na prestação de contas.
- Desperdício de funcionalidades do sistema: sistemas de gestão financeira têm recursos que automatizam alertas de vencimento, geram relatórios, fazem conciliação bancária — se o sistema não for alimentado corretamente, esses recursos perdem valor.
Como garantir que o sistema seja bem alimentado
- Estabeleça uma rotina de lançamento diário ou semanal — reserve tempo para registrar novas despesas, receitas, adiantamentos assim que ocorrerem.
- Padronize categorias, clientes/processos e centros de custo — definir campos fixos e claros facilita a classificação correta e permite gerar relatórios agrupados úteis.
- Use documentação como base para os lançamentos — notas fiscais, comprovantes de pagamento, ordens de serviço; isso assegura que o valor registrado é real e justificável.
- Treine sua equipe e atribua responsabilidades — garanta que as pessoas certas saibam usar o sistema e sejam responsáveis por inserir os dados; responsabilidades claras evitam lançamentos esquecidos ou duplicados.
- Realize auditorias periódicas nos dados — revise mensal ou trimestralmente se os lançamentos estão corretos, se há valores pendentes, se as categorias fazem sentido, utilizando o módulo de relatório ou conciliação do sistema.
Conclusão
Não basta ter um sistema financeiro — é crucial mantê-lo vivo, com dados atualizados, corretos e completos. Esse cuidado transforma sua gestão: melhora previsibilidade, fortalece decisões, evita surpresas e aproveita todas as funcionalidades do software. Escritório de advocacia bem-gerido é aquele cujo sistema financeiro é uma fonte confiável de informação, não apenas de arquivo velho.
