Implantar um sistema de gestão financeira em sua advocacia pode transformar sua operação — mas só se for bem feito. Muitos escritórios erram no processo de implantação e acabam com sistemas subutilizados ou que não atendem às necessidades reais. A seguir, veja os 5 erros mais comuns durante implantação e como evitá-los para garantir que o software entregue o valor prometido.
Os 5 principais erros cometidos em uma implantação (e como evitá-los)
1. Ignorar o levantamento inicial
Antes de configurar o sistema, é essencial mapear a realidade operacional do escritório: prazos de pagamento, impostos aplicáveis, quem faz o quê, processos que geram receitas ou custos especiais. Sem esse diagnóstico prévio, você corre risco de adaptar mal o software ou deixar funcionalidades importantes de fora.
2. Não validar o plano contratado com suas necessidades
Contratar funcionalidades sem compará-las ao que seu escritório realmente usa é outro erro comum. Muitas vezes, o que está no contrato não é suficiente para cobrir todos os processos gerenciais exigidos — ou tem módulos que jamais serão usados. Validar logo no início evita surpresas de prazo ou custo.
3. Ser espectador, e não protagonista do processo de implantação
Não basta delegar tudo ao fornecedor do software. A equipe interna precisa participar ativamente: fazer testes, aprender, ajustar processos internos para tirar proveito do sistema. Quando a participação é passiva, você perde insights importantes e funcionalidades acabam sendo ignoradas.
4. Omitir informações críticas ou expectativas
Transparência é vital. Informações como particularidades de processos, cifras envolvidas, impostos, peculiaridades do faturamento ou despesas devem ser comunicadas desde o início. O software não vai adivinhar os “poréns”. Se omitidos, esses pontos viram dor de cabeça, retrabalho ou má configuração.
5. Não escolher um usuário chave para coordenar o projeto
Sem uma pessoa de referência interna que centralize decisões, comunicações e treinamentos, o projeto pode ficar fragmentado: alguns usuários não aprendem direito, outros assumem funções duplicadas ou esquecem etapas. Ter um coordenador — que entenda o sistema, converse com o fornecedor e mobilize a equipe — muda bastante nesse aspecto.
Conclusão
Uma implantação bem-sucedida exige mais do que só contratar um bom software financeiro: exige diagnóstico inicial, clareza sobre o que realmente se quer, participação ativa dos envolvidos, comunicação aberta e liderança interna. Com esses cuidados, o sistema vai ser mais bem aproveitado, integrar-se de fato à gestão do escritório e trazer os ganhos esperados em eficiência, controle e previsibilidade.
