A maior parte dos escritórios de advocacia, sobretudo os menores, reduz a gestão de processos judiciais ao mero controle de prazos. Trata-se de um reducionismo, pois o controle dos prazos processuais constitui um dos procedimentos que integram a rotina jurídico-administrativa do escritório. Logo, integra a dimensão processual da gestão, sendo, portanto, apenas mais uma parte do todo. Uma parte muito importante, é claro. Mas uma parte apenas.
Nesse sentido, é importante esclarecer, desde logo, que a gestão de processos judicias envolve desde o atendimento inicial do cliente até o encerramento do caso ou da participação do escritório nele. Portanto, todo esse “itinerário” engloba rotinas e práticas jurídico-administrativas que, para funcionarem bem, precisam ser, minimamente, padronizadas. E essa padronização, é claro, demanda gestão.
Para que este caminho operacional fique claro para você, a Computar selecionou 3 dicas simples de como implementar a gestão de processos judiciais em seu escritório. Confira abaixo!
3 dicas de como implementar a gestão de processos judiciais
1 – Padronize
A primeira dica de como implementar a gestão de processos judicias é, claro, a padronização. Sem padronização, não há gestão. Por isso, estabeleça um padrão de atendimento inicial, bem como de recolhimento, digitalização e organização dos documentos que interessem à demanda do cliente.
O ideal aqui é criar uma pasta com as informações do cliente e do caso específico. Nesta pasta, você poderá lançar todos os documentos pessoais e comprobatórios que o cliente apresentar, bem como a cópia do contrato de prestação de serviço, comprovantes de depósito, etc.
2 – Organize as demandas do escritório por áreas jurídicas
Ao organizar os processos judiciais por áreas, o escritório terá uma visão clara e objetiva a respeito de qual setor demanda mais atenção e trabalho, em determinado momento. Assim, fica mais fácil até mesmo realizar o controle de prazos, já que, para cada área jurídica, eles costumam ter contagens diferentes.
3 – Utilize um software jurídico
Atualmente, é impossível querer crescer, profissionalmente, sem se utilizar dos avanços da tecnologia. E isso serve, principalmente, para os profissionais da área jurídica que, em seu dia a dia de trabalho, já precisam ter uma certa intimidade com o mundo tecnológico. Afinal, o processamento de ações é feito por sistemas eletrônicos que exigem o mínimo de familiaridade com a tecnologia.
Portanto, modernizar-se é preciso! Para isso, os escritórios já podem contar com softwares jurídicos, por meio dos quais é possível realizar tanto o controle de prazos processuais, quanto a organização de informações e documentos.
Por que realizar a gestão de processos judiciais é importante para o desenvolvimento do seu escritório de Advocacia?
A gestão de processos judiciais, quando feita para ser assertiva, proativa e continuísta, representa uma verdadeira vantagem competitiva para o escritório de advocacia. Isso porque quanto mais padronização houver no trato com o cliente – do início ao fim da relação – mais a imagem do escritório se consolida, inclusive para fins pós-contratuais.
Afinal, é sempre bom lembrar que uma das falhas que mais geram desconfiança e insatisfação nos clientes é a falha de comunicação, não é mesmo? Depois dela, só a falha de organização, que faz o cliente questionar até mesmo a continuidade da prestação de serviço.
Portanto, se o seu escritório estiver na fase de crescimento e prospecção, priorize a realização de uma gestão de processos judiciais consistente, que represente, para o cliente, uma verdadeira vantagem em contratar os seus serviços. Lembre-se sempre de que os clientes são o fim e meio da prospecção.
Conclusão
É muito comum os escritórios pecarem na gestão de processos judiciais, sobretudo quando estão crescendo, pois, neste momento, costuma-se priorizar a atividade jurídica em si, em detrimento daquilo que está ao redor dela. Num pensamento de curto prazo, esta decisão pode parecer a melhor para o escritório, mas, a longo prazo, pode ser o gatilho do próprio declínio da produtividade jurídica.
Afinal, como dissemos acima, a gestão de processos judicias começa no atendimento inicial do cliente e termina com o encerramento da prestação de serviço.
