A inadimplência é um problema pelo qual todo e qualquer negócio passa. Com a Advocacia, portanto, não é diferente. Isso porque – mesmo havendo um contrato de prestação de serviços, por meio do qual o cliente se compromete a pagar determinada quantia, mensalmente – não é possível descolar esse contrato e esse cliente da realidade do nosso país. Afinal, de acordo com dados recentes da Confederação Nacional do Comércio de Bens, Serviços e Turismo (CNC), o endividamento atingiu cerca de 79% dos lares brasileiros. E esse dado impacta qualquer negócio, incluindo a Advocacia, pois, ainda que a sua trabalhe apenas com empresas – e não com pessoas, diretamente – é preciso lembrar que é o consumo das famílias, ao fim e ao cabo, a principal fonte de financiamento da economia nacional. Sendo assim, a redução na renda – e, consequentemente, a redução do consumo dessas pessoas – impacta direta ou indiretamente a sua Advocacia.
Portanto, a inadimplência é um fato e, como tal, precisa ser gerida. Mas como fazer essa gestão no contexto de um escritório de Advocacia? É possível se antecipar, realmente, às inadimplências? Há como evitá-las em absoluto? Bom, evitar as inadimplências de forma absoluta, evidentemente, não é possível. Afinal, são diversos fatores que perpassam as finanças pessoais e empresariais de cada um. Mas é possível, sim, reduzir seus riscos e impactos sobre sua Advocacia. E, para isso, precisamos falar de gestão. Mais especificamente, de gestão financeira.
A importância de uma boa gestão financeira no controle de inadimplências
Conforme já bastante pontuado em nossos artigos, uma boa gestão financeira é indispensável para o crescimento e a prosperidade de qualquer negócio. Na Advocacia, essa gestão é ainda mais importante, pois o ramo jurídico, enquanto um negócio, opera, cotidianamente, num grau maior ainda de imprevisibilidades. Afinal, não é possível prever, em regra, nem o fluxo de demandas, nem mesmo datas de retorno.
Nesse contexto, realizar uma boa gestão financeira é indispensável tanto para garantir o controle de entradas e saídas do escritório, quanto para, com essas informações, se antecipar a potenciais inadimplências. Isso porque, com o controle de entradas e saídas – o que chamamos, basicamente, de fluxo de caixa – é possível atenuar os riscos de inadimplências, na medida em que as entradas estão, previamente, estipuladas no próprio controle do fluxo de caixa, contando com informações de valores, datas e, sobretudo, nomes – que costuma ser, esta última, a informação mais importante. Pois, para poder realizar, efetivamente, o controle de inadimplências, é preciso – como falaremos mais a seguir – conhecer o perfil de cada cliente, analisando seu histórico, suas demandas e seu contrato.
Mas, na prática, como é possível fazer tudo isso de modo a viabilizar, efetivamente, o controle de inadimplências? É o que veremos abaixo! Pensando em ajudar você e a sua Advocacia, selecionamos algumas dicas de como fazê-lo de forma simples e prática. Confira!
3 dicas de como otimizar o controle
1. Crie uma planilha com os dados dos seus clientes
A primeira dica de como otimizar o controle da sua Advocacia é começar pelo básico. E o básico, num contexto de gestão, chama-se organização. Portanto, comece organizando – seja manualmente, seja em planilha eletrônica (esta é mais prática) – os dados dos seus clientes. Dados, nesse contexto, são todos os elementos informativos de que você precisa para ter condições de se antecipar a uma eventual inadimplência.
Por exemplo, data em que o cliente irá lhe pagar; valor do pagamento; nível de cumprimento das obrigações do cliente considerando o seu histórico, etc. Este último elemento, que irá integrar os seus dados, talvez seja o mais importante do ponto de vista da antecipação. Isso porque, conhecendo o perfil e o histórico do seu cliente, você já saberá, exatamente, como proceder, a fim de evitar inadimplências.
2. Determine um setor, dentro do financeiro, específico para realizar este trabalho
Ainda que o seu escritório de Advocacia não seja dos maiores, é muito importante que você tenha um setor responsável especificamente pela cobrança de inadimplências. Essa separação é importante não apenas para fins de organização, mas também para evitar um problema muito comum na Advocacia: a “pessoalização” da relação cliente-advogado. Tendo alguém, ou um setor, responsável por cuidar, diretamente, do controle de pagamentos – e eventuais inadimplências – separa-se, com maior clareza, essas duas figuras.
Além disso, a existência de um setor responsável por isso facilita a otimização na medida em que fica responsável por enviar a cada cliente lembretes, boletos, etc. Trata-se de uma questão de praticidade também.
3. Enviar lembrete de pagamento junto com boleto, por e-mail, alguns dias antes do vencimento
Conforme falamos acima – e já dissemos em outros artigos – uma das formas mais objetivas de realizar cobranças, controlando inadimplências, é aplicar um método impessoal de realização dessas atividades. Como exemplo, temos o envio de lembretes e boletos, via e-mail ou WhatsApp a cada cliente em data próximo ao vencimento (cerca de 5 dias antes, por exemplo).
Dessa forma, não se corre o risco nem de o cliente esquecer de realizar o pagamento, nem de achar que pode não o fazer. Mas lembre-se: aqui o fundamental é saber como fazer. A mensagem precisa ser “automática” e impessoal, pois, assim, o cliente irá encará-la como um lembrete mesmo, e não como uma cobrança.
Conclusão
A otimização no controle de inadimplências pode evitar muita dor de cabeça para o seu escritório de Advocacia. Isso porque, como esse contexto de trabalho é marcado, permanentemente, pela imprevisibilidade, a inteligência para reduzir o seu impacto sobre o financeiro da sua Advocacia é saber gerir os pagamentos. E saber realizar esta gestão perpassa um conhecimento tanto interno (acerca do perfil/histórico dos seus clientes), quanto externo (acerca do contexto econômico e dos períodos de maior “escassez”).
Afinal, na Advocacia, também se vive a época das “vacas magras”, não é mesmo? Lá pelo final do ano, em meio ao recesso forense, a atividade jurídica cai consideravelmente, ante a suspensão dos prazos. Além disso, final de ano é final de ano, né? É época em que os clientes costumam subverter um pouco a prioridade de seus pagamentos. Sabendo disso, portanto, você deve usar a sua gestão financeira para atenuar – ou mesmo evitar – os possíveis impactos.
