Uma das maiores dificuldades com os quais os advogados se deparam – sobretudo quando o escritório cresce – é o controle de prazos processuais. Isso porque a rotina administrativa do escritório envolve tantos processos que fica difícil ter tanta “mão” para tanto controle, não é mesmo? Por isso, é fundamental que os escritórios de Advocacia contem com ferramentas de gestão aptas a simplificar os procedimentos que integram a sua rotina e que dão sustentação à atividade jurídica, como o controle de prazos.
Pensando nisso, a Computar selecionou para vocês 5 dicas de como otimizar a gestão de prazos do seu escritório, a fim de torná-la mais eficiente e, principalmente, tempestiva.
1. Padronize para simplificar
A fim de otimizar o controle de prazos processuais, em seu escritório, a primeira coisa que você precisa fazer é padronizar. Mas padronizar o quê, exatamente? Bom, de acordo com cada área jurídica, há uma expectativa de prazos para cada manifestação processual, certo? Por exemplo: a contestação, no processo civil, é feita em até 15 dias, a contar de determinados atos. Já no processo penal, o prazo é de 10 dias.
Sabendo disso, você precisa criar uma espécie de “caminho operacional”, por meio do qual tanto você como um delegado consigam entender qual o prazo e de quando ele começa a contar. Isso pode ser materializado por meio de planilhas, formulários, etc. Com isso, você irá criar condições para implementar a dica abaixo.
2. Delegue para agilizar
Uma das melhores estratégias de gestão é a delegação. Isso porque ao delegar, o advogado pode ficar completamente focado na realização da atividade jurídica. Mas não se esqueça de que delegar por delegar não funciona. A delegação só cumpre seu propósito de eficiência na gestão se ela for estruturada e precedida de condições para que o delegado tenha autonomia.
Por isso, falando especificamente do controle de prazos processuais, a delegação, neste contexto, representaria, por exemplo, o acesso do delegado ao portal de intimações de cada um dos sistemas de peticionamento eletrônico. Afinal, ao ter conhecimento acerca das intimações, a própria pessoa delegada pode inserir as informações nas planilhas padronizadas de acordo com cada área de atuação do escritório.
3. Comunique para informar
É importante lembrar que, ao delegar a função de controlar os prazos processuais, o delegante não se exime da responsabilidade por eles. Por isso, é fundamental que, ao fornecer o acesso ao portal de intimações, por exemplo, o advogado explique para o colaborador delegado – que, geralmente, é um estagiário – não só como funciona o sistema, mas também como inserir as informações nas planilhas e, principalmente, com que frequência realizar os acessos. A comunicação, neste processo, é indispensável para que a delegação funcione efetiva e eficazmente, cumprindo com a sua função na estrutura administrativa do escritório.
4. Utilize softwares para automatizar
Sobretudo nos casos de escritórios de Advocacia grandes, a utilização da tecnologia para auxiliar na gestão é algo absolutamente imprescindível. E o elemento tecnológico que os advogados e escritórios usam, nesse contexto, sem dúvida, é um software jurídico. Com ele, é possível tornar o controle de prazos muito mais ágil, eficaz e eficiente, tendo em vista, principalmente, a atualidade dos dados, já que a maior parte desses softwares oferece possibilidades de integração de agendas, delegação de funções, alertas para cada tarefa, etc.
5. Revise para atualizar
Por fim, a última dica de como otimizar o controle de prazos processuais em seu escritório é definir um dia para atualização das informações. Assim, tanto você, advogado, quanto sua equipe, poderão trabalhar de forma mais precisa, facilitando a integração e a qualidade do serviço final prestado. Nesse contexto, a escolha por um software jurídico pode facilitar muito a sua vida, na medida em que a maioria deles costuma oferecer acessos individuais, registrando seus atos.
Conclusão
A otimização do controle de prazos processuais é imprescindível não só para a organização operacional do escritório, mas também para sua eficiência e produtividade. Isso porque, ao otimizar esse controle, a atividade jurídica torna-se o que ela deve, efetivamente, ser: o principal objetivo do escritório.
