Custas e despesas processuais fazem parte da rotina de um escritório de advocacia, mas quando não são bem controladas, viram fonte de perdas. Separar claramente o que é gasto em benefício do cliente, antecipar ou reembolsar corretamente e usar tecnologia adequada — tudo isso faz diferença. Aqui você vai ver o que é essa gestão e como aplicá-la de forma sistemática com apoio de um sistema/software de gestão financeira.
O que é gestão de custas e despesas processuais
As custas processuais envolvem os valores obrigatórios no processo — como custas iniciais, diligências, certidões, peritos, expedição de cartas precatórias etc. Já as despesas indiretas são aquelas relativas a deslocamentos, hospedagem, cópias ou outras ações necessárias ao andamento da demanda.
A falha comum é misturar estes custos do cliente com os do escritório, o que reduz a rentabilidade. Muitos escritórios adiantam valores na expectativa de reembolso, mas perdem controle de quem deve, quanto deve ou quando será pago.
Como fazer uma boa gestão (3 práticas essenciais)
1. Defina claramente seu modelo: adiantamento ou reembolso
- Adiantamento: você solicita ao cliente um valor antecipado que servirá para pagar futuras custas e demais despesas. Esse montante é tratado como conta de transição — não receita do escritório até que seja efetivamente liquidado.
- Reembolso: o escritório paga as despesas e depois apresenta relatório com comprovantes ao cliente para receber o valor de volta. Requer rigor no registro e transparência na prestação de contas.
2. Use sistema financeiro especializado para controle, prestação de contas e transparência
- Um software de gestão financeira permite associar cada custo ou despesa a um cliente / processo, separar adiantamentos, gerar relatórios de prestação de contas, anexar comprovantes etc.
- Transparência gera confiança: relatórios detalhados enviados ao cliente com valores, comprovantes e saldo pendente ou crédito facilitam acordos, evitam mal-entendidos.
3. Estabeleça processos claros e disciplina interna
- Crie rotina para lançar despesa assim que ela ocorrer, guardar comprovantes, registrar prazos de reembolso ou manter saldo de adiantamento atualizado.
- Defina responsáveis para gerenciar essas movimentações, acompanhar se o cliente está devendo reembolsos, identificar despesas indevidas ou custos que poderiam ser evitados.
- Com sistema/software, automatize alertas e exigências de prestação de contas — isso reduz erros operacionais e retrabalhos.
Conclusão
A gestão de custas e despesas processuais não é só burocracia: é parte da gestão financeira empresarial que protege o lucro, melhora o fluxo de caixa, traz previsibilidade e fortalece a confiança do cliente. Com modelo claro (adiantamento ou reembolso), uso de software adequado e processos internos definidos, seu escritório torna essa gestão um diferencial competitivo.
