A gestão de um escritório de advocacia costuma ser associada tão somente à atividade jurídica. Entretanto, gerir um escritório vai muito além da conclusão de prazos e da elaboração de peças. Afinal, o que precede a produção jurídica é a estrutura física, administrativa, financeira e pessoal do escritório de advocacia. Por isso, a fim de potencializar a produtividade jurídica, é preciso saber como melhorar processos, subprocessos e procedimentos administrativos, bem como metodologias de trabalho. É preciso, portanto, otimizar cada parte do todo dessa estrutura que é o escritório.
Pensando em te ajudar nesse processo de otimização, a Computar selecionou 5 dicas simples para otimizar a gestão do seu escritório de Advocacia. Confira e execute o quanto antes!
1. Padronize os atendimentos iniciais
Uma medida primária que você deve adotar o quanto antes para otimizar a gestão do seu escritório de advocacia é a padronização de atendimentos iniciais. Trata-se de uma mudança simples de implementar e com uma repercussão impactante na rotina administrativa do escritório. Afinal, padronizar o atendimento inicial significa torná-lo mais objetivo e direcionado, o que contribui para a otimização não só dos processos, mas também do tempo investido em cada atendimento.
Portanto, se o seu escritório atua na área trabalhista, por exemplo, elabore uma espécie de “script” de atendimento, indicando quais documentos o cliente precisa apresentar, anotando as peculiaridades do caso, avaliando a sua complexidade, etc.
2. Realize planejamentos semanais ou quinzenais
Uma das principais características da advocacia é a imprevisibilidade, que está presente tanto nas demandas de trabalho quanto nas entradas financeiras. Sabendo disso, é preciso ter planejamento de curto e médio prazo a respeito das atividades jurídicas, a fim de não cair na rotina improdutiva da gestão reativa. Afinal, gestão tem que ser proativa, tem que ser apta a se antecipar, minimamente, às necessidades do escritório.
Por isso, antes de iniciar a semana (ou no começo e no meio de cada mês), organize seu cronograma de prazos, de entradas de iniciais, de petições de juntada, de audiências, atendimentos, etc. Com esse planejamento, é possível otimizar, consideravelmente, a gestão do seu escritório, evitando, por exemplo, perder tempo com questões procedimentais na hora da execução do trabalho jurídico. Esse direcionamento, por si só, torna o escritório muito mais produtivo.
3. Determine prazos para suas atividades
Ao realizar o planejamento (semanal ou quinzenal), atribua prazos às atividades que possam ser previstas, como, por exemplo, protocolar petições iniciais. Ao aprazar as tarefas rotineiras do escritório, é possível reduzir o seu tempo ocioso e focar no que realmente importa, que é a produtividade jurídica. Com isso, a gestão do seu escritório de advocacia tende a ser mais dinâmica, direcionada e, consequentemente, otimizada.
4. Delegue funções
Outra medida imprescindível, quando se fala em otimização da gestão do escritório, é a delegação de funções. Isso porque essa horizontalização, além de distribuir responsabilidades, amplia a atividade jurídica do escritório, aumentando sua capacidade produtiva. Para promover essa delegação de forma funcional é preciso contar ainda com uma boa gestão de processos, pois a padronização dos procedimentos administrativos e jurídicos é indispensável para viabilizar o objetivo da delegação, que é a produtividade.
5. Adote um software de gestão
A gestão de qualquer negócio precisa contar com as vantagens da tecnologia. Com o escritório de advocacia não é diferente. Afinal, trata-se também de uma estrutura de negócio que, como tal, demanda administração. E administração e tecnologia têm tudo a ver! Por isso, procure por um software, a fim de otimizar a gestão do seu escritório, organizando agendas, prazos, finanças e o pessoal. Lembre-se de que organização e disciplina são liberdade.
Conclusão
A otimização da gestão de um escritório de advocacia demanda uma ação estrutural que perpassa, necessariamente, por todas as interseções entre as atividades jurídicas e administrativas do escritório. Por isso, para otimizar sua gestão de forma efetiva é preciso integrar funcionalidades, projeções e necessidades, a fim de potencializar os resultados jurídicos e financeiros do seu escritório.
