De todo o processo de implantação do nosso software financeiro para Advocacias, sem dúvida, a etapa mais importante é a de pré-implantação do sistema. Isso porque esta etapa engloba uma série de pré-ajustes e procedimentos que viabilizam a própria flexibilidade do nosso sistema, adequando-o às necessidades próprias de cada escritório.
Para saber mais, confira, detalhadamente abaixo, quais as fases que englobam esta etapa imprescindível para a efetividade da utilização de um software financeiro enquanto instrumento de gestão.
Marcos fundamentais da etapa de pré-implantação
1. Ambientação: em que bases opera o escritório de Advocacia em termos gerenciais?
O primeiro passo na pré-implantação é o conhecimento acerca do ambiente interno. Logo, busca-se conhecer, nesta etapa, o escritório, estruturalmente. Ou seja: com quais condições e meios de pagamento ele opera; qual a configuração de impostos; quem faz o quê em termos de gestão; etc. Isso tudo, é claro, para conhecer as necessidades gerenciais do escritório, inerentes à gestão financeira.
Esta ambientação é imprescindível, inclusive, para viabilizar a própria flexibilidade do sistema. Afinal, é conhecendo as demandas de gestão financeira do escritório que é possível adequar as suas funcionalidades a elas.
2. Validação dos requisitos do plano contratado
Antes mesmo de conhecermos as necessidades de gestão financeira do escritório, a fundo, o cliente realiza a escolha do plano adequado à sua expectativa, assinando o contrato, em seguida. Isso porque as diversas funcionalidades do nosso software financeiro para advocacias são divididas em “categorias” de planos, que o cliente escolhe já nas tratativas iniciais.
Na etapa de pré-implantação, mais especificamente na ambientação, estes requisitos do plano contratado são validados, a fim de que não ocorram desencontros de informações, nem surpresas, posteriormente, sobretudo quando o projeto estiver mais avançado. Por isso, a ambientação é imprescindível também para garantir a assertividade da contratação e da utilização do sistema.
3. Cronograma de treinamento
Depois de conhecer a empresa estruturalmente, ficando por dentro de suas necessidades, é hora de montar um cronograma específico de treinamento. E como funciona isso? Bom, basicamente, o cronograma é ajustado, junto ao cliente, de acordo com sua disponibilidade.
Por isso, os prazos das atividades são definidos entre a nossa equipe e o coordenador do projeto, que nada mais é do que o referencial de comunicação e informação do escritório; aquele a quem a nossa equipe irá se dirigir; aquele, enfim, que irá repassar aos colaboradores do escritório as informações necessárias ao andamento do projeto de implantação do software financeiro.
Importância da etapa de pré-implantação
Estabelecer como passo imprescindível da implantação de um software financeiro uma etapa de pré-implantação evidencia cuidado. Cuidado, sobretudo, relacionado a garantir a assertividade da utilização do sistema. Isso porque é conhecendo as bases operacionais e as necessidades gerenciais do escritório que se torna viável a adequação das funcionalidades do nosso software às necessidades específicas de cada ambiente interno.
Esta preocupação imprime, ainda, a ideia de que não se trata de simplesmente de vender um produto, mas sim de oferecê-lo em condições adequadas à efetividade de sua finalidade gerencial.
Conclusão
Optar por um software financeiro, enquanto um instrumento de gestão, é uma decisão que, certamente, terá repercussões efetivas sobre o ambiente gerencial de um escritório de Advocacia. Mas, para isso, é preciso ter assertividade tanto no momento da contratação, quanto no momento da aplicação.
Além de contratar um software financeiro adequado à necessidade específica do setor em que se opera – no caso, a Advocacia – é preciso, ainda, contar com um grau mínimo de flexibilidade do sistema. Afinal, é assim que se garante a adequação de suas funcionalidades às necessidades gerenciais específicas de cada escritório.
Por isso, a etapa de pré-implantação – na medida em que busca conhecer as bases estruturais/gerenciais da empresa, a fim de adequar esse entendimento ao que o software pode oferecer – é, sem dúvidas, a etapa mais importante do processo de implementação do nosso sistema.
