O que é gestão de custas e despesas processuais?
A gestão financeira de um escritório de Advocacia não se restringe à mera administração de receitas e despesas. Gerir finanças, em verdade, envolve toda a estrutura do escritório, perpassando por seus recursos materiais, operacionais e, sobretudo, humanos. Afinal, ao fim e ao cabo, é a atividade jurídica – desenvolvida por pessoas – o núcleo dessa organização. E, por ser o núcleo da estrutura do escritório, a própria atividade jurídica, em si, também demanda gestão, o que pode envolver os aspectos de produtividade, qualidade, controle de prazos, bem como custas e despesas relacionadas, direta ou indiretamente, às demandas processuais. E é sobre a gestão dessas custas e despesas que falaremos hoje.
A entrada e o andamento de uma ação judicial envolvem custos, pois, em regra, o processo é oneroso. Assim, é comum que a parte tenha que arcar com custas iniciais (como custas de citação e de carta precatória), custas intermediárias (como diligências em geral, expedição de certidões, diárias de testemunha); além de honorários periciais e preparos recursais, quando for o caso.
Para além dessas custas referentes ao processo de forma direta, há, ainda, despesas indiretamente relacionadas a ele, como é o caso das despesas com deslocamento de advogados, seja para atendimento ou para diligências. Essas custas e despesas, por óbvio, não são do escritório, não devendo, portanto, serem suportadas por ele, mas sim pelo cliente.
Ocorre que a maior parte das Advocacias tem dificuldade de controlar essas custas, gerando a mistura dessas despesas do cliente com as despesas do escritório, o que tem como consequência direta a diminuição do seu lucro. Isso porque esses escritórios – muitas vezes, no ímpeto de agilizar os processos – acabam arcando com essas custas e despesas, a fim de reembolsá-las posteriormente, mas, ante a falta de gestão, perde-se o controle desses valores e dos devidos clientes obrigados.
Como realizar a gestão de custas e despesas processuais?
A maior parte dos escritórios, na Advocacia, trabalha, majoritariamente, com duas possibilidades quando se fala de gestão de custas e despesas processuais. A primeira opção é a de realizar o pagamento das custas e despesas e solicitar o reembolso. Para isso, é preciso ter controle dos valores gastos, devendo-se enviar, ao cliente, um relatório detalhado desses custos, com os respectivos comprovantes. Em geral, os escritórios de Advocacia preferem esta opção porque, assim, agiliza-se o processo. Mas, mesmo estes que preferem adiantar as custas e despesas e pedir o reembolso, não o fazem quando esses valores são altos demais, a fim de não correr o risco de o cliente não os reembolsar.
A segunda opção mais usada para gerir as custas e despesas processuais é a solicitação de adiantamento. O escritório solicita ao cliente um determinado valor que será usado como seu “crédito”, sendo classificado, na organização financeira, como conta de transição. Afinal, não é uma receita do escritório, tampouco uma despesa; e irá sair à medida em que as custas e despesas processuais demandarem. Nesse caso, o escritório, mensalmente, presta contas ao cliente a respeito do seu crédito, enviando também um relatório detalhado da sua liquidação.
Seja qual for a opção que melhor funcione para o seu escritório, o importante mesmo é não deixar de realizar essa gestão. Até por que, além de isso ser imprescindível à saúde financeira da sua Advocacia, a gestão de custas e despesas processuais – seja feita por meio de adiantamentos ou de reembolsos – agrega valor ao serviço prestado pelo escritório na medida em que transmite, aos clientes, transparência e segurança; critérios que têm sido considerados por eles tanto na escolha de um escritório de Advocacia quanto na sua fidelização.
Conclusão
Realizar a gestão de custas e despesas processuais é fundamental para que o escritório mantenha a organização devida em seu processo de gestão financeira. Afinal, o valor que entra (adiantamento) ou sai (para fins de reembolso), a título de custas e despesas processuais, é administrado pelo escritório, mas não é dele, o que demanda ainda mais controle, pois a má gestão – ou mesmo a falta de gestão – desses valores repercute diretamente sobre a estrutura financeira do escritório, prejudicando tanto o seu capital de giro quanto o seu fluxo de caixa, na medida em que desfalca e embaralha as contas, respectivamente.
