Benchmarking – ou benchmark – significa, literalmente, referência. Trata-se de um instrumento muito utilizado na gestão das empresas, em geral. Essa ferramenta é útil em diversas ações gerenciais, sendo aplicada à gestão de processos, de pessoas, da qualidade, dos materiais, etc. Isso porque o benchmarking é, em síntese, um instrumento de comparação, aprendizagem e aprimoração. Ou seja, realizar o benchmarking é fazer uma comparação da sua empresa com outras, a fim de criar bases para planejamento e inovação.
A importância do Benchmarking na Advocacia
A essa altura, qualquer escritório de advocacia já sabe que o seu crescimento não depende, exclusivamente, do conhecimento jurídico. Isso porque a gestão da estrutura que viabiliza a atividade jurídica – ou seja, o escritório – demanda o domínio, ainda que básico, de conhecimentos gerenciais, que perpassam todos os setores dessa organização. Assim, é preciso saber gerir financeiramente, bem como é necessário ter o mínimo de conhecimento de gestão de pessoas, de processos, de tempo, etc.
Nesse sentido, fica fácil entender a importância do benchmarking na advocacia. Afinal, é de conhecimento geral a dificuldade que muitos advogados têm de lidar com as demandas da administração de um escritório, o que, não raramente, enraíza métodos contraproducentes, normaliza a gestão reativa e emperra o crescimento da própria advocacia.
O instrumento do benchmarking entra, nessa história, para oferecer ao escritório a possibilidade aprender e aprimorar métodos de gestão a partir da experiência prática de outros escritórios. E como isso acontece? Simplesmente, comparando. Mas aí você pode se perguntar: comparando o quê? Bom, no contexto de gestão de um escritório de Advocacia é possível ter, como objeto do benchmarking, por exemplo: cumprimento de prazos, satisfação e prospecção dos clientes, gestão de custas processuais, grau de investimento em marketing, fidelização de clientes, etc.
Mas a pergunta é: como começar a pôr em prática o benchmarking na advocacia? Como definir o objeto? Quais escritórios ter como referência? Como reunir os dados para fins de comparação? Veja, no próximo tópico, o passo a passo para fazer um benchmarking na advocacia!
Passo a passo para um efetivo benchmarking jurídico para o seu escritório
1. Defina o objeto e os indicadores
A definição do objeto do benchmarking é o primeiro passo para aplicar este instrumento. E como fazer isso? Identificando os aspectos críticos para o crescimento do seu escritório de advocacia. Uma ferramenta de gestão que pode ser muito útil neste momento é a Matriz Swot, por meio da qual é possível mapear as forças e fraquezas do seu escritório, enquanto empresa competitiva no mercado jurídico, bem como as oportunidades e ameaças que o escritório precisa aproveitar ou neutralizar, respectivamente.
Assim, será possível saber se o aspecto crítico do seu escritório está, por exemplo, na gestão ou na própria atividade jurídica; no setor de marketing ou no de finanças. Enfim, identifique qual processo interno ou externo tem o potencial de ser a causa da estagnação ou retrocesso de sua advocacia. Depois disso, você irá definir os indicadores e organizá-los para fins de comparação depois. A definição dos indicadores vem depois da definição do objeto e se refere aos aspectos procedimentais, estando, necessariamente, relacionada ao aspecto do seu escritório que você pretende comparar.
Por exemplo, se você perceber que o aspecto crítico do seu escritório é a gestão financeira, poderá usar indicadores, como: custos fixos e variáveis do escritório; método de organização e controle de entradas e saídas; como o escritório-referência calcula o capital de giro; gastos com investimento, etc.
2. Escolha os escritórios de referência
Não é difícil identificar um escritório de referência, não é mesmo? Ainda mais hoje em dia, em que o mundo digital divulga todo tipo de serviço. Portanto, pesquise e descubra 3 ou 4 escritórios. Outra dica importante neste momento é a seguinte: na hora de escolher o escritório-referência, não se limite à área jurídica, ultrapasse este segmento, a fim de aprimorar a qualidade do seu material de informações.
Afinal, há práticas gerenciais que são de utilidade universal, não é mesmo? E, nesse sentido, os processos contidos na gestão financeira são ótimos exemplos para ilustrar essa adaptabilidade dos procedimentos gerenciais. Por isso, fure sua bolha!
3. Pesquisa para reunir informações
Uma das maiores dificuldades dos gestores, na hora de implementar o benchmarking, é quanto à forma de coletar as informações. Como fazer essa investigação, afinal? Bom, há meios muito comuns de realizá-la, como, por exemplo, lendo artigos, blogs, assistindo a entrevistas; participando de palestras e eventos cujo eixo temático tenha correlação com o objeto do seu benchmarking.
Digamos que o seu escritório identifica que o aspecto crítico do crescimento dele seja a prospecção de clientes. Procure por artigos, blogs, entrevistas, palestras e eventos que discutam métodos e estratégia de prospecção de clientes. Além disso, é claro que aquela conversa com um colega de escritório distinto também pode ser bastante construtiva.
4. Compare os dados
Depois de definir o objeto e os indicadores e reunir as informações, é hora de aplicar o que define a finalidade do benchmarking, que é a comparação. Para facilitar nesta fase, procure elaborar uma planilha comparativa e não se esqueça de discriminar todos os pontos, objetiva e precisamente, bem como de indicar e registrar as conclusões da sua análise comparativa.
Estando diante destes dados, ficará fácil perceber o que o escritório-referência faz que o seu não faz; bem como o que o seu escritório faz, mas o escritório-referência não faz. E são esses pontos que irão constituir, ao final, o resultado do seu benchmarking.
5. Faça um planejamento de ação
Último passo do processo de benchmarking é dar funcionalidade a ele. Afinal, você aplicou este instrumento com algum objetivo, não é mesmo? Por isso, depois de comparar os dados e identificar os pontos em que o seu escritório pode melhorar ou mesmo inovar, é hora de elaborar um plano de ação. Isso mesmo. É hora de construir o caminho que o seu escritório vai percorrer na busca pela implementação das mudanças que deseja.
Depois de planejar, é claro, execute. Para garantir uma maior aderência dos colaboradores ao plano de ação, integre-os no processo de planejamento. Assim, eles poderão opinar e, com isso, se sentirão parte, o que gera motivação, responsabilidade e compromisso com o plano.
Conclusão
O benchmarking é um instrumento indispensável àqueles negócios que não podem parar no tempo, como é o caso da Advocacia. Afinal, não são apenas as leis que estão mudando o tempo todo, mas também as formas de gestão, o perfil da clientela, os meios de prospecção de clientes, as demandas jurídicas, etc. Portanto, é preciso saber se antecipar, a fim não apenas de acompanhar a história, mas também de inovar e, assim, manter o escritório competitivo no mercado.
