Em escritórios de Advocacia, é muito comum que o conceito de produtividade seja reduzido ao mero cumprimento de prazos. Isso porque, acostumados a agir por demanda, os advogados se habituam a um tipo de gestão reativa da atividade jurídica, por meio da qual medem seus níveis de produtividade.
Ocorre, entretanto, que produtividade, no âmbito empresarial, é muito mais que, simplesmente, cumprir as demandas que vão surgindo na rotina administrativa. Nesse contexto, produtividade é, em verdade, o resultado de um conjunto de ações voltadas à efetivação do planejamento estratégico e, por isso, precisa estar atrelada a outros parâmetros de controle, como, por exemplo, os objetivos e metas do escritório.
Por isso, para aumentar a produtividade do escritório de advocacia é preciso considerar fatores pessoais, organizacionais, financeiros e tecnológicos, atrelados ao seu funcionamento. Pensando nisso, a Computar selecionou 5 dicas que irão te ajudar a aumentar a produtividade em seu escritório de advocacia. Confira!
1. Planejamento
O planejamento é o primeiro passo para ter uma rotina organizada e para aumentar a produtividade em seu escritório de advocacia. Planejar significa projetar suas ações sobre um determinado período. Para fins de controle e exequibilidade, o planejamento semanal é o mais recomendado.
Assim, comece estabelecendo um dia para planejar o restante da semana. Pode ser na sexta anterior ao início da semana ou mesmo na segunda, que a inicia. O importante é que o seu planejamento esteja apto a responder às seguintes perguntas:
O que o escritório tem de demanda para esta semana?
Aqui você irá considerar, sobretudo, os prazos a serem cumpridos na semana, sejam de petições de juntada, contestações, recursos, etc. Além deles, considere também as peças iniciais às quais pretenda dar entrada neste período.
Quais os conteúdos e prazos dessas atividades?
Identificar os conteúdos das demandas é imprescindível para o seu planejamento semanal de atividades, pois, a partir disso é que você terá condições de estabelecer prazos exequíveis de produção. Isso porque, a depender de qual conteúdo da demanda, será possível fazer mais ou menos em cada dia.
Por exemplo, se em sua semana você só tiver de fazer peças iniciais da área consumerista, que costumam ser mais simples, você poderá estabelecer uma meta mais alta produção. Ao contrário, se no planejamento semanal você identificar prazos para recursos mais complexos, o tempo que eles exigem deverá ser considerado. Lembre-se de que o importante é que o planejamento seja executável!
Quais dessas atividades eu posso delegar a colaboradores?
Depois de mapear os conteúdos e os prazos das suas demandas semanais, será possível definir quais das atividades poderão ser delegadas aos colaboradores. Isso facilita a organização e potencializa a produtividade jurídica do seu escritório!
2. Estabeleça metas e prioridades
A partir da identificação e do mapeamento das demandas, você poderá estabelecer metas e prioridades. Por exemplo, se você perceber, no planejamento, que sua semana terá mais prazos a serem cumpridos, estes devem ser prioridades, podendo as peças iniciais, sem prazo, ficarem para outro momento, se for o caso (lembre-se de que você pode delegar!)
Da mesma forma, se em sua semana tiver menos prazos a serem cumpridos e mais peças iniciais, estabeleça metas em cima destas demandas sem prazo. E não se esqueça de que metas são pessoais. Logo, estabeleça as suas e, aos seus colaboradores, peça que estabeleça as deles. Somente assim será possível planejar de modo a viabilizar, efetivamente, a execução.
3. Promova objetividade nas reuniões
É preciso entender que, no ambiente de trabalho, é preciso ter direcionamento. Isso quer dizer que é preciso ter objetividade, evitando dispersões e conversas paralelas. Para isso, você pode estabelecer um método de organização e de condução das reuniões. O mais comum e prático é o seguinte:
Divida a reunião em 3 partes:
• Na primeira parte, abra para que os participantes façam pontuações, dando informes e sugerindo pautas, se for o caso.
• Na segunda parte, leia as pautas do dia e inicie a discussão de cada uma delas de forma organizada, progressiva e objetiva.
• Na terceira parte, pontue os direcionamentos e soluções indicadas para cada pauta, deixando todos cientes dos resultados da reunião.
Ah, não se esqueça de estabelecer um teto razoável de horário para a reunião. Isso é muito importante para a concentração dos participantes. Assim, suas reuniões serão objetivas e muito mais produtivas!
4. Defina dias de produção jurídica
A partir do planejamento semanal, você poderá estabelecer dias mais propícios, na semana, para sua produção jurídica. Podem ser quaisquer dias, o importante mesmo é que eles sejam pré-definidos, a fim de que essa atividade não seja entrepassada por indisposições, contratempos e adiamentos desnecessários.
Para isso, é claro, você precisa conhecer a sua semana, precisa saber qual seu melhor turno de produtividade e, principalmente, qual o seu ritmo! Mais uma vez: o importante é efetivar o planejamento!
5. Use softwares de gestão
Os softwares de gestão têm sido um recurso muito utilizado pelos escritórios de advocacia, a fim de organizar e otimizar seus processos. Afinal, à medida em que crescem as demandas, mais complexo fica o processo de organização do escritório, de modo que simples agendas, muitas vezes, podem não dar mais conta.
Por isso, se a demanda, em seu escritório está em alta, não corra o risco de atrasar a vida de seus clientes. Procure por um sistema de gestão e seja mais eficiente para você e para o seu trabalho!
Conclusão
A essa altura, você já deve ter percebido que rotina e produtividade têm tudo a ver, não é? Por isso, não negligencie a importância da organização para o seu escritório. Não se esqueça de que ser bem sucedido envolve resiliência em face do incontrolável e preparação em face do imprevisível!
Para isso, é claro, você pode (e deve) sempre contar com as facilitações da tecnologia, utilizando softwares de gestão, a fim de viabilizar a organização para começar e o controle para corrigir.
