Sistemas ERP – A tecnologia a favor da sua empresa

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Adotar um Sistema ERP para auxiliar na Gestão Empresarial da sua empresa é, de fato, usar a tecnologia a seu favor. Afinal, os benefícios envolvem todos os departamentos da organização e resultam em vantagens como produtividade, segurança e eficiência.

Neste artigo, você irá encontrar alguns conceitos e dicas valiosas para planejar a implantação de um Sistema ERP em sua empresa, ou melhorar alguns processos no Sistema ERP que você já utiliza atualmente. Conheça os tópicos que iremos abordar:

O que é um Sistema ERP?

Sistema ERP (Enterprise Resource Planning) é um software de Gestão Empresarial que permite registrar e controlar as operações das empresas, armazenando dados de forma organizada e confiável.

Dentre outros fatores, proporciona produtividade, segurança e eficiência no gerenciamento das atividades da empresa, fornecendo aos gestores parâmetros para auxilio na sua administração.

Hoje os sistemas de gestão empresarial estão desenvolvidos e dispõem de recursos específicos para os mais diferentes segmentos e necessidades. A Computar Sistemas, por exemplo, oferece serviços com características distintas para o segmento empresarial e de serviços, como escritórios de advocacias.

Tipos de Sistemas ERP

Agora que já sabemos o que é um Sistema ERP, vamos falar sobre os tipos de ERP que encontramos no mercado: ERP Vertical, ERP Horizontal e ERP Sob Medida.

ERP Vertical

ERPs verticais são softwares que foram planejados e construídos de acordo com um segmento. Este tipo de ERP apresenta ferramentas para atender as necessidades específicas que um nicho de mercado precisa, e normalmente o fluxo de trabalho que é realizado nas empresas, está de acordo com o que o software apresenta.

ERP Horizontal

Ao contrário do ERP vertical, o ERP horizontal foi planejado e desenvolvido sem se preocupar com um determinado segmento. Por isso, suas ferramentas e funções possuem funcionalidades mais abrangentes que podem ser aplicadas a vários tipos de empresas.

Normalmente muitos dos seus recursos não são utilizados por um determinado segmento, já que foram incorporados ao sistema para atender particularidades de empresas com rotinas muito diferentes de uma das outras.

ERP Customizável

Independente do ERP ser vertical ou horizontal, a maioria das soluções permite customizações para as particularidades da empresa que está implantando o ERP.

Essas customizações podem ser aplicadas através de configurações mais simples, como aquelas que permite “ligar/desligar” um determinado comportamento, mas também podem ser implementadas através do desenvolvimento de sistemas acessórios que complementam ou alteram a funcionalidade original do ERP.

ERP Sob Medida

A prática de desenvolver um sistema personalizado era bem comum no passado. Atualmente não é aconselhável pensar em uma solução “sob medida”, devido a evolução das tecnologias e a grande integração entre diferentes plataformas, em especial obrigações fiscais, além do altíssimo custo de desenvolvimento e principalmente manutenção da solução.

Vantagens e Benefícios dos Sistemas ERP

Os benefícios do ERP para empresas são inúmeros: automação de processos, aumento na produtividade, maior assertividade das informações, redução de custos, integração de todos os departamentos e muito mais.

O ERP tem como objetivo principal centralizar todas as informações e garantir o gerenciamento eficiente de cada setor da empresa que, em meio a alta competitividade do mercado, necessita ser extremamente assertivo.

Por ser composto de quatro módulos integrados; Controle de Vendas, Controle de Estoque, Controle de Compras e Controle Financeiro, o Sistema ERP facilita o acesso e gestão às informações gerenciais, garantido agilidade e precisão na tomada de decisão.

Integração entre os departamentos

Outro grande problema bastante comum é a setorização dos processos, ou seja, cada departamento adota práticas isoladas que, muitas vezes, são incompatíveis entre si. Este cenário impossibilita a agilidade e precisão em momentos decisivos.

Com o sistema integrado, os processos passam a ser padronizados e automatizados. Assim, o ERP centraliza todos os dados em um só lugar e facilita o cruzamento das informações para gerar análises e comparativos de todos os departamentos das empresas.

Informações consistentes e padronizadas

Imagine um cenário em que cada departamento de uma empresa estabelece seus próprios processos e formulários, mantém os registros em papel, concede o acesso a informações importantes apenas a uma pessoa e, ainda, inexiste comunicação entre os profissionais.

Enfim, um verdadeiro caos, você não acha? Ambientes como este são propícios para falhas, perdas de oportunidades por falta de uma visão global, improdutividade e, provavelmente, prejuízo.

A tecnologia, por meio de um ERP de gestão empresarial, garante a confiabilidade dos dados, facilita as rotinas internas e o melhor: integra todas as informações, proporcionando mais dinamismo no controle e gestão da sua empresa.

Segurança dos dados

O usuário recebe acesso apenas às funções necessárias ao exercício de suas atividades e cada
inclusão, alteração ou exclusão realizada nos registros pode ser monitorada, garantindo mais
segurança e transparência na gestão do sistema.

Módulos dos Sistemas ERP

Sistemas ERPs são desenvolvidos para atender qualquer atividade e diversos segmentos existentes no mercado. Aqui em nosso artigo, vamos citar quatro módulos que são comuns quando aplicados no segmento comercial: Compras, Vendas, Estoque e Financeiro.

Além desses, existem muitos outros, como para controle de produção, gestão da qualidade, rh, departamento pessoal, etc. Dependendo do segmento que sua empresa atua, faça uma pesquisa por Sistemas ERP específicos para ter uma visão mais ampla do que esse tipo de tecnologia pode oferecer para a gestão do seu negócio.

Módulo de Compras

Sabendo com precisão o volume do estoque e das vendas, fica muito mais fácil fazer a projeção de compras, evitando a falta de insumos e matérias-primas para manter o funcionamento da empresa e, inclusive, o excesso de mercadorias (prejuízo e deterioração do produto).

Com sistemas informatizados os riscos de ocorrerem falhas como essas são reduzidos a zero. Além disso, facilitam e muito o planejamento, organização, controle, análise e tomadas de decisões de um modo geral.

Veja alguns dos recursos encontrados no módulo de Compras dos Sistemas ERPs:

  • Cotações de Compras
  • Pedido de Compras
  • NFe de Entrada
  • NFe de Importação
  • Leitura do XML (NFe)
  • Controle de Recebimento
  • Autorizações por senha

Módulo de Vendas

Ao concluir o faturamento do pedido de vendas, as tarefas como acompanhar prazo de entrega, registrar contas a receber e controlar comissões dos vendedores são alguns dos benefícios desta potente tecnologia.

O gestor poderá ainda organizar e acompanhar a movimentação das vendas da empresa dia a dia, antecipar as necessidades de seus clientes e focar na rentabilidade necessária para enfrentar o mercado altamente competitivo.

O módulo de vendas também serve de apoio para a gestão das compras, que normalmente são definidas com base em três fatores: volume de vendas (atual e prevista), volume de estoque e capacidade financeira. Portanto é fundamental que todos os dados sejam confiáveis e acessíveis para garantir análises realistas.

O ERP ideal para empresas permite a definição de tabelas de preços especiais para cada item e cliente, a partir da margem de contribuição pré-estabelecida; verificação de produtos com mais saída (vendas e estoque) também ajudam na criação de tabelas de preços promocionais.

Com todos estes atributos, o módulo de estoque torna muito mais fácil as tarefas de acompanhar as vendas e planejar as compras futuras, avaliando sempre as melhores condições de preços e prazos, evitando a falta de insumos que inviabilizam o negócio e identificando o momento certo de agir.

Veja alguns dos recursos encontrados no módulo de Controle de Vendas dos Sistemas ERPs:

  • Orçamentos e Propostas de Vendas
  • Pedidos de Vendas
  • Tabela de Preços
  • Faturamento dos Pedidos
  • Geração e envio de Boleto e NF por email
  • Controle de Comissões.

Módulo de Estoque

Quando o assunto Controle de Estoque, as principais preocupações com certeza são com a rentabilidade da empresa, o bom atendimento aos clientes e o fluxo de caixa.

Particularmente em comércios, gerir estoques é sempre um dos maiores desafios. O alto volume de entradas e saídas, a organização das mercadorias e a atividade simultânea de diversos profissionais são alguns dos fatores que dificultam esta gestão.

Com o ERP, por outro lado, o gestor garante o total controle dos itens (Estoque Disponível, Estoque Mínimo, Reserva de Estoque e Estoques Consignados), acompanha trocas e devoluções, consulta saldos em tempo real, monitora as movimentações e, ainda, realiza análises para identificar produtos sem giro, por exemplo.

Em meio a tantas tarefas ao mesmo tempo, inevitavelmente surgem erros e estes, muitas vezes, podem comprometer a credibilidade e a lucratividade da empresa. Deixar de atender ao pedido de um cliente estando com a mercadoria em estoque ou, ainda, concluir uma venda e depois descobrir que está indisponível são alguns dos possíveis exemplos.

No entanto, independentemente do motivo do equívoco (falhas acontecem!), certamente o seu cliente não ficará satisfeito e você poderá estar dando a oportunidade de um concorrente ganhar uma nova conta caso tenha disponibilidade e ofertas compatíveis.

Itens parados em estoque, itens que faltaram para o cliente, perdas, devoluções, tudo isso é possível identificar através da gestão empresarial automatizada e ainda aumentar a produtividade e adequar o comprometimento do capital de giro.

É também o módulo de estoque que permite o gestor a realizar inventários gerais (de todos os produtos) ou parciais (por produto ou departamento) para apurar desvios de saldo e aplicar as devidas correções.

Nesse sentido, um Sistema ERP ajudará a sua empresa a reduzir custos e é um ótimo caminho para quem deseja garantir o total controle das atividades do estoque da empresa.

Veja alguns dos recursos encontrados no módulo de Controle de Estoque dos Sistemas ERPs:

  • Registro de Compras e Vendas
  • Calculo de Custo Médio e Custo de Reposição
  • Formação de Kits
  • Reserva de Estoque
  • Remessas e Transferências
  • Estoque de/em Terceiros

Módulo Financeiro

Adotar a tecnologia de um ERP de gestão empresarial contribui com a realização de análises periódicas, planejamentos assertivos e, consequentemente, investimentos mais conscientes. Esses fatores quando somados possuem grande impacto na solidez da companhia.

Esse panorama geral permite que o gestor reduza tarefas manuais, cumpra com suas obrigações, visualize as receitas provenientes das vendas, realize cobranças…

Para uma gestão empresarial eficiente é de suma importância administrar o fluxo de caixa, certificar-se que os pagamentos e recebimentos estão em dia, controlar os gastos, ter uma cobrança automatizada e ainda cruzar todas essas movimentações para gerar dados concretos onde será possível identificar, através do Demonstração do Resultados do Exercício (DRE), em poucos segundos como anda a “saúde financeira” da empresa e tomar decisões estratégicas.

Contar com uma solução tecnológica como um ERP de gestão empresarial, portanto, otimiza tempo, evita riscos e oferece dinamismo para identificar oportunidades ou eventuais falhas a fim de adotar as medidas necessárias para manter o equilíbrio organizacional.

Veja alguns dos recursos encontrados no módulo de Controle Financeiro dos Sistemas ERPs:

  • Contas a pagar
  • Contas a receber
  • Conciliação Bancária
  • Cobrança Bancária
  • Fluxo de Caixa
  • Previsão Orçamentária
  • Centro de Custos
  • Demonstrativo de Resultados (DRE)

Sem dúvida, o departamento financeiro é um dos mais importantes, se não o mais importante da empresa. Por isso, criamos um conteúdo adicional sobre as principais ferramentas de um sistema para gestão financeira.

Módulo de Cadastros

Comum a todos os outros módulos do sistema, os cadastros básicos servem de apoio com informações sobre clientes e fornecedores, produtos e serviços, além de parâmetros fiscais que são necessários para o correto funcionamento do sistema.

Regras Tributárias

Manter-se atualizado e lidar com as taxas, impostos, normas, tributos e contribuições específicas de cada estado em que um atacado ou distribuidoras atua é extremamente exaustivo. Nesse sentido, o ERP é um grande aliado!

Com exceção da etapa de mapeamento dos produtos comercializados, todo o restante é feito automaticamente.

Dessa forma, o gestor e sua equipe ganham tempo, praticidade e segurança, afinal não será necessário preocupar-se com a identificação das inúmeras regras tributárias, cálculo dos impostos ou mesmo emissão de nota fiscal.

Leitura complementar:
Como emitir notas fiscais corretamente

Relacionamento com o cliente

Assim com o em qualquer outro negócio, no caso de atacado e distribuidora, ter um relacionamento saudável, transparente e flexível com o cliente garante parcerias duradouras. Por isso esta tarefa também precisa ser acompanhada bem de perto!

Os sistemas de gestão empresarial favorecem não apenas o controle das contas financeiras dos clientes, mas permitem também conhecer o perfil de compras, analisar possibilidade de negociação de preços e prazos – garantindo a margem mínima de contribuição pré-estabelecida, oferecer promoções, entre outros.

Como adotar um Sistema ERP na sua empresa

Toda empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte precisa de uma gestão empresarial, que é responsável por gerenciar todos os processos da empresa (financeiro, estoque, compras, vendas).

Adotar a gestão empresarial é ter uma ferramenta que administre e gerencie seu negócio. É importante saber o volume de vendas, perdas, quanto a empresa gastou em determinado período, quanto tem em caixa para um possível investimento e garantir que todas essas informações estejam integradas, evitando erros.

Como escolher um Sistema ERP

O primeiro passo é levantar quais as necessidades que sua empresa precisa, identificar os maiores problemas e quais departamentos sua empresa possui.

Faça uma pesquisa para conhecer e avaliar as empresas de desenvolvimento de software, pesquise suas reputações, veja quais clientes elas atendem e se são empresas transparentes.

Entre em contato com essas empresas, agende uma demonstração e veja se elas atendem às necessidades da sua empresa.

Não deixe de pesquisar sobre o suporte técnico dessas empresas, muitas são possuem um atendimento aos clientes eficiente.

Implantação, Manutenção e Suporte Técnico!

Não deixe de pesquisar sobre a qualidade dos serviços prestadas pelos possíveis fornecedores de Sistema ERP que você está negociando.

É muito importante entender qual a metodologia e como será o processo de implantação do Sistema ERP em sua empresa, que inclui processos de instalação, configuração e treinamentos dos usuários.

Passada a etapa de implantação, o Sistema ERP estará em produção na sua empresa, e a partir desse momento, é crucial que o pós-venda do fornecedor de software entregue um atendimento de qualidade, para manter o sistema sempre disponível e em funcionamento.

Dificuldades e Desafios

A Gestão Empresarial, ou seja, o planejamento, o monitoramento e o controle das atividades da sua empresa, é um fator crucial na administração de qualquer negócio e vai muito além da compra e venda de produtos ou ainda de contas a pagar e a receber.

Gerir as finanças de uma empresa envolve também a eficiente gestão de estoque, condições de pagamento e recebimento, gestão de pessoas, fluxo de caixa, análise da concorrência, controle de fornecedores, regras fiscais e tributárias, entre tantos outros fatores que, se bem administrados, permitem potencializar os resultados, identificar oportunidades e, consequentemente, aumentar o patrimônio.

Negligenciar este processo, portanto, pode acarretar em sérias consequências. Por isso, veja a seguir as principais dificuldades da Gestão Financeira e algumas soluções simples que podem auxiliar os gestores nesta tarefa.

Registro de informações precisas e confiáveis

A ausência de informações financeiras como saldo do caixa, valor das contas a pagar e das contas a receber, valor dos estoques das mercadorias e volume de vendas, por exemplo, é um cenário bastante comum em muitas empresas e prejudica a Gestão Financeira.

Sendo assim, a primeira dica é: crie o hábito de registrar cada movimentação e as utilize frequentemente para realizar análises da situação da empresa. Lembre-se que as informações devem ser precisas e confiáveis, afinal influenciam diretamente na tomada de decisão!

Integração das informações e visão ampla do negócio

Além do registro, outra dificuldade frequente é a integração das informações geradas diariamente em todos os departamentos, principalmente por não haver padronização nos processos (arquivos em programas incompatíveis, controle em planilhas do Excel, por exemplo). Como consequência, o gestor perde a oportunidade de ter uma visão ampla do negócio.

Nesses casos, o primeiro passo é estabelecer um padrão para os processos, levando em consideração as peculiaridades de cada departamento. Feito isso, ofereça treinamentos para que as equipes compreendam o motivo da mudança e conheçam as novas práticas!

Gestão do tempo

Diversos gestores não dedicam o tempo necessário para realizar a adequada Gestão Financeira e, na maioria das vezes, atentam-se à “saúde financeira” da empresa apenas quando não tem saldo em caixa e precisam fazer empréstimos para cumprir suas obrigações, por exemplo.

O problema é que ao chegar nesta situação, o gestor precisa investir muito mais tempo para estudar alternativas capazes de reverter o cenário. Enquanto isso, os impactos podem ser graves e gerar perda de vendas, aumento de custos com despesas extras, demissões, vantagens para a
concorrência, entre outros.

Portanto, a sugestão é reservar a agenda para analisar os indicadores periodicamente e, antes mesmo de chegar no sinal amarelo, identificar ações que possam corrigir rotas e evitar complicações que afetem a solidez da empresa!

Definição da estratégia empresarial

Há, também, inúmeros profissionais que conduzem suas empresas com base em dados superficiais ou mesmo de maneira reativa e intuitiva. Entretanto, com o mercado extremamente competitivo, atitudes como essas devem ser completamente abolidas.

Assim, a dica aqui é analisar atentamente os relatórios gerados a partir das informações de cada departamento e utilizá-los para definir uma estratégia consistente, bem como metas realistas. Fique atento(a), pois a estratégia empresarial é determinante para o sucesso organizacional!

Conclusão

Em resumo, ao adotar um Sistema ERP você ganha automação dos processos, aumento na produtividade, redução de custos, integração de todos os departamentos, além de muitos outros benefícios.

Ter acesso às informações atualizadas e precisas significa estar sempre a frente e por isso é um excelente fator de competitividade nas organizações. Portanto, aproveitar as facilidades oferecidas pela tecnologia é uma oportunidade de melhorar e inovar constantemente!

Adote um Sistema ERP para que sua empresa utilize toda a praticidade e segurança que esses sistemas oferecem. Caso o segmento da sua empresa seja um dos atendidos pela Computar, conte conosco! O Sistema ERP da Computar tem a proposta de potencializar a gestão empresarial com o uso da tecnologia a favor do gestor.

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